Bir projede en büyük kriz neden doğar? Ne oldu da projede krize yol açan sorunlar oldu?
Bu soruları düşündüğünüzde, teknik problemlerden kaynaklandığını düşünebilirsiniz. Fakat bir projenin kritik noktası teknik problemler değil, yanlış yönetilen beklentilerdir.
Gerçek dışı planlar, zamanında tamamlanamayan görevlere yol açar. Bu durum genellikle farklı yorumlanan hedefler veya eksik iletişimden kaynaklanır. Bu tür sorunlar hem ekip içinde hem de müşteri tarafında büyük hayal kırıklıklarına yol açabilir.
Projeler yalnızca teknik işlerden ibaret değildir. Canlı bir yapıdır ve en kritik noktası, paydaşların zihnindeki başarı tanımıdır. Eğer proje ekibi bir şey düşünürken müşteri başka bir şey bekliyorsa, sonuç başarısızlık olarak algılanır. Bu nedenle doğru beklenti yönetimi, en kritik adımdır.
Beklentileri Netleştirmenin 5 Yolu
1. Amaç ve Hedefleri Belirleyin
Her proje “ne yapıyoruz, neden yapıyoruz?” sorusuna net bir yanıt vermeli. Amaç ve hedefler belirsiz kaldığında, ekip üyeleri kendi yorumlarını katar ve farklı yönlere savrulma riski artar.
2. Somut Hedefler Kullanın
Beklentiler ölçülebilir ve planlı olmalı. “Projeyi hızlıca bitirelim” yerine “Projeyi 3 ay içinde, %95 test başarı oranı ile teslim edelim” gibi somut hedefler belirlemek, beklentilerdeki anlaşmazlıkları en aza indirir.
3. İletişim Kanallarını Doğru Seçin
Yanlış iletişim veya iletişimsiz kalan bir projede beklentiler kaybolur. Düzenli toplantılar, proje takip yazılımları (Jira, Trello, Asana gibi) ve haftalık raporlar, herkesin aynı sayfada kalmasını sağlar. Yanlış yapılan, eksik kalan veya anlaşılmayan her iş, toplantılarda detaylı şekilde ele alınmalı.
4. Riskleri Önceden Konuşun
Her projenin riskleri vardır. Oluşabilecek riskleri baştan konuşmak, gerçekleştiğinde krize dönüşmesini engeller.
5. Sürekli Geri Bildirim Kültürü Oluşturun
Proje canlı bir yapı olduğundan, beklentiler proje boyunca değişebilir. Düzenli olarak alınan geri bildirimler sayesinde sapmalar hemen fark edilir.
Başarı Teknikten Çok İletişime Bağlı
Proje yönetiminde başarı, sadece güçlü bir teknik ekiple gelmez. Beklentileri netleştirmek, güven oluşturmak ve açık iletişim kurmak, krizleri önlemenin ve başarıya ulaşmanın en güvenilir yoludur.
Siz de projelerinizde beklenti yönetiminde en çok hangi zorluklarla karşılaşıyorsunuz?